نموذج تقرير شهري جاهز لمالك العقار: جدول ونص واتساب

ماذا يكتب الوسيط في التقرير الشهري للمالك؟

يريد المالك أن يعرف ثلاثة أمور: هل يرى الناس عقاره، وهل يتحرك أحد للشراء أو الاستئجار، وما الذي عليه أن يقرره. لذلك يتكون التقرير من سبعة أجزاء ثابتة، بالترتيب نفسه كل شهر:

• بيانات التقرير: نوع العقار وموقعه ورقمه في ملفاتك، والفترة من [التاريخ] إلى [التاريخ]، واسم الوسيط المسؤول.
• التسويق: القنوات التي نُشر فيها الإعلان هذا الشهر، وأي تغيير في الصور أو الوصف أو السعر.
• الاستفسارات: عددها ومصدرها (اتصال، أو واتساب، أو نموذج الموقع، أو موقع إعلانات).
• المعاينات: عدد المعاينات التي أُجريت، وعدد المواعيد التي أُلغيت.
• العروض: كل عرض بمبلغه وتاريخه وشروطه وحالته (قيد الدراسة، أو مرفوض، أو مقبول).
• ملاحظات السعر: ما قاله المشترون أو المستأجرون عن السعر، مكتوباً بالأرقام.
• الخطوة القادمة: ما ستفعله في الشهر القادم، والقرار الذي تحتاجه من المالك، مع موعد لكل منهما.

نموذج تقرير شهري للمالك: الجدول

انسخ الجدول إلى Word أو Excel، واملأ ما بين القوسين. عمود «الشهر السابق» أهم ما في التقرير: الرقم وحده لا يخبر المالك أتحسّن الوضع أم ساء، والرقم بجانب رقم الشهر السابق يخبره.

سجل العروض: صفحة ثانية مع التقرير

العروض أهم ما ينتظره المالك، فلا تختصرها في رقم. أرفق مع التقرير سجلاً فيه كل عرض وصل منذ بداية التسويق، لا عروض هذا الشهر فقط، فيرى المالك كيف تغيرت العروض مع الوقت.

نسخة واتساب من التقرير الشهري (للنسخ)

أرسل هذه الرسالة في اليوم نفسه من كل شهر، وأرفق الجدول وسجل العروض في ملف. الرسالة القصيرة يقرؤها المالك على الجوال، والملف يحفظه ويعود إليه.

• السلام عليكم أستاذ [اسم المالك]، عساك بخير
• هذا تقرير شهر [الشهر] عن [نوع العقار] حقّك في حي [الحي]:
• نزّلنا الإعلان في: [القنوات]
• جانا [العدد] استفسار (الشهر اللي قبله: [العدد])
• سوّينا [العدد] معاينة (الشهر اللي قبله: [العدد])
• وصلنا [العدد] عرض، وأعلاها [المبلغ]
• بخصوص السعر: [ملاحظة وحدة بالأرقام]
• الخطوة الجاية: [وش بسوّي ومتى]
• أبي ردّك على [القرار المطلوب] قبل [التاريخ] لو تكرّمت
• التفاصيل كاملة في الملف المرفق، وأي سؤال أنا حاضر. [اسم الوسيط]

كيف تكتب ملاحظات السعر للمالك؟

أصعب سطر في التقرير سطر السعر. عبارة مثل «السوق ضعيف» أو «السعر مرتفع قليلاً» لا تقنع المالك، وقد يفهمها اتهاماً له أو تقصيراً منك. اكتب ما حدث بالأرقام، واترك القرار له.

واقرأ الأرقام معاً قبل أن تكتب: استفسارات كثيرة ومعاينات قليلة قد تعني أن شيئاً في الإعلان يوقف الناس بعد السؤال، ومعاينات كثيرة بلا عروض قد تعني أن المشترين رأوا العقار ولم يقتنعوا بسعره أو حالته. اكتب ما تراه سبباً، وقل إنه رأيك لا حقيقة مؤكدة.

إذا كنت في السعودية: 4 أمور تراجعها قبل إرسال التقرير

• اكتب أعداد المستفسرين لا أسماءهم وأرقامهم: تُلزم اللائحة التنفيذية لنظام الوساطة العقارية الوسيط بعدم إفشاء البيانات والمعلومات التي حصل عليها من عمله «إلا بعد موافقة الأطراف على ذلك كتابةً».
• أطلِع المالك على العروض أولاً بأول: من التزامات الوسيط في اللائحة نفسها «اطلاع أطراف الصفقة العقارية على كل ما لديه من معلومات وبيانات ووثائق ذات صلة بالصفقة العقارية». فلا تنتظر موعد التقرير لتبلّغه بعرض جديد.
• اذكر تاريخ انتهاء ترخيص الإعلان: على المرخص له «إزالة الإعلان العقاري فور انتهاء الغرض منه، أو انتهاء تاريخ صلاحية ترخيصه، أيهما أسبق». فإذا اقترب التاريخ، فاكتب ذلك في الخطوة القادمة.
• اذكر تاريخ انتهاء عقد الوساطة: يشترط النظام أن يكون العقد محدد المدة، «وإذا لم يُتفق عليها في العقد فتكون (تسعين) يوماً من تاريخ إبرامه».

عقد الوساطة العقارية: متى يلزم وكم مدته وكيف تنشئه

استعلام عن ترخيص إعلان عقاري: الخطوات والرسوم

المرجع: المادة 7/2 من نظام الوساطة العقارية، والمادة 14 (الفقرتان 2 و4) من لائحته التنفيذية، والمادة 6/7 من اللائحة التنظيمية للتسويق والإعلانات العقارية.

من أين تأتي أرقام التقرير؟

أثقل ما في التقرير الشهري جمع أرقامه في آخر الشهر من الجوال وواتساب ومواقع الإعلانات. الأسهل أن تسجّل كل استفسار يوم وصوله، ومعه العقار المقصود، ومرحلة العميل، وملاحظة المكالمة.

في إنشاء، لكل عقار صفحة على دومين مكتبك، وفيها نموذج استفسار تصل طلباته إلى إدارة العملاء ومعها اسم العقار، وتسجّل لكل عميل مرحلته وملاحظات البيع، وتعرف من روابط التتبع (UTM) أي حملة جاءت منها الزيارات. وتصل إليها كذلك طلبات العملاء من إعلانات فيسبوك وقوقل وسناب. والتجربة مجانية 30 يوماً دون بطاقة.

متابعة العملاء العقاريين: من يتصل، ومتى، وعن أي عقار؟

رسائل متابعة العملاء العقاريين على واتساب